6 dicas de planejamento de eventos que todos deveriam conhecer

Algumas pessoas têm um talento natural para o planejamento de eventos, mas muitas outras precisam saber o que podem fazer para serem planejadores eficazes. Há muito trabalho para fazer um evento de sucesso e, provavelmente, você não acertará na primeira vez. Essas seis dicas ajudarão você a evitar alguns erros comuns e a dar ao seu próximo evento a melhor chance de ser ótimo!

Use as ferramentas certas

Acompanhe tudo. É fundamental manter um bom calendário e lista de tarefas para que nada passe despercebido. Também é crucial manter o controle de seus papéis, documentos, contratos, recibos e faturas, pois isso facilitará muito o arquivamento de impostos no futuro! Comece a compilar todas essas coisas o mais rápido possível para que tudo corra bem do começo ao fim. Dependendo do tipo de evento, você pode até querer usar algum software de planejamento de internet que possa ajudá-lo a manter tudo organizado, bem como lembrar as pessoas sobre prazos e datas importantes!

Entretenimento

Este é um acéfalo, mas é um passo essencial. Se você estiver organizando um evento ao ar livre, não deixe de visitar esse site para assistência profissional, colocar alto-falantes em suportes de alto-falante para música de fundo pode ajudar a definir o tom da festa, mantendo-se discreto o suficiente para não interferir na conversa. Um DJ também faria maravilhas nessa situação (embora menos econômica), especialmente ao pôr do sol, quando o show de luzes se torna mais relevante do que qualquer outra coisa.

Atribuir funções

Quando se trata de organizar um evento, o tempo é crucial! Se o seu fornecedor exigir que as coisas sejam concluídas em momentos específicos dentro do programa que você planejou para eles, eles devem estar mais próximos de quando essas atividades acontecerão (ou seja, tempo de configuração). Certifique-se de que não haja conflitos entre as agendas dos fornecedores para que todos possam colaborar da maneira mais tranquila possível no dia, com menos risco de esbarrar uns nos outros ao configurar seus equipamentos/computadores em um local.

Confira os preços

As pessoas devem entender quanto custam as coisas, pois é fácil se deixar levar pelo momento e gastar muito mais do que pretendia se não tiver um orçamento. As pessoas muitas vezes pensam que, se querem algo, devem ir atrás disso, porque o que é dinheiro afinal? Esse tipo de pensamento pode levar as pessoas a gastar muito dinheiro em um evento que não precisa ser tão extravagante. Quando você está trabalhando com várias pessoas diferentes, cada uma com sua ideia de como sua festa ou casamento deve ser, as coisas podem se tornar muito caóticas muito rapidamente.

Faça uma lista de convidados

Se você tiver uma quantidade de convidados maior ou menor do que o esperado, isso afetará drasticamente a quantidade de comida que deve ser pedida (e se haverá espaço suficiente nas áreas de buffet). Também pode mudar o que tipo/estilo de disposição dos assentos precisam ser feitas dependendo se mesas ou cadeiras estão sendo usadas em seu local.

Se possível, não convide nenhum ex-namorado/namorada que esteja fora de sua vida por tempo suficiente para que convidá-lo de volta possa causar tensão entre você e outros convidados (e até constrangimento com os parceiros atuais) no evento. Quase certamente haverá algumas brigas, não importa quão pequenas, então é melhor não convidar ninguém que possa criar drama (ou talvez até violência) se você sabe que haverá a possibilidade de qualquer conflito.

Faça um bar aberto com lanches

Petiscos , opções vegetarianas e até refeições veganas podem ser excelentes maneiras de agradar comedores exigentes e, ao mesmo tempo, usar seus fundos de festa com eficiência, produzindo mais do que apenas aperitivos. Eles não ocupam muito espaço, então as pessoas vão direto para os três andares assim que o lanche estiver pronto!

Também é uma boa ideia perguntar sobre alergias alimentares para que todos possam ter certeza de que estão sendo atendidos. A contratação de bartenders pode não ser necessária porque as pessoas apenas fazem suas bebidas em casa antes de vir. Para eventos casuais como este, que podem levar ao desperdício de dinheiro para fornecedores que não são necessários.

Certifique-se de que haja espaço suficiente para todos

Isso é especialmente crucial se você estiver fazendo um churrasco, casamento ou outra grande reunião com pessoas de todo o mundo. Nessas situações, é melhor reservar o local com antecedência e garantir que haja espaço suficiente para todos os convidados, para que ninguém fique de fora do que veio buscar.

Ao decidir sobre o local do evento, é importante considerar as opções de transporte, bem como comodidades como banheiros e disponibilidade de estacionamento, caso sejam usados pelos convidados em qualquer momento do dia. Você também deve verificar se seus fornecedores têm acesso a esses recursos para que você não acabe tendo atrasos porque algo é destruído, o que pode levar a atrasos no cronograma ou pior.

Uma das partes mais gratificantes do planejamento de um evento é ver todo o seu trabalho duro valer a pena no final. Mas e se você pudesse tornar isso ainda melhor? Não é tão difícil obter um retorno maior do que muitas pessoas pensam, mas requer um pouco de esforço e algum conhecimento de dicas e truques que podem ajudá-lo a melhorar seu evento.